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CONTRAT DE SERVICE RELATIF À L’UTILISATION DES SERVICES DE PROGENDA Version du 1 mai 2021

Article 1 – Définitions

Disponibilité

L’intervalle de temps, abstraction faite du temps réservé à la maintenance et aux mises à jour, durant lequel PROGENDA doit être disponible de façon ergonomique et qualitative conformément aux Spécifications.

 

PROGENDA

 

La mise et la tenue à disposition à distance par voie électronique des fonctions et possibilités d’utilisation de l’infrastructure informatique du Prestataire de services conformément aux Spécifications (voir ci-dessous).

 

Défaut

La non-conformité ou non-conformité partielle de PROGENDA aux Spécifications.

 

Utilisateur(s)

 

La/les personne(s) qui sont habilitées par le Client à utiliser PROGENDA et ont accès au compte PROGENDA du Client moyennant un nom d’utilisateur et un mot de passe.

 

Droits de propriété intellectuelle

 

Tous les droits intellectuels tels que, mais sans s’y limiter, les brevets, les dessins, les modèles, les droits d’auteur, les droits sur les logiciels et les bases de données, les marques, le savoir-faire, les noms de domaine, les sous-domaines et les noms commerciaux.

 

Client

La personne physique ou morale qui conclut un Contrat avec Progenda SRL ou qui est en négociations avec SRL à cet égard.

 

Assistance

 

La délivrance, par le Prestataire de services, d’informations et de conseils sur l’utilisation de PROGENDA par téléphone, par e-mail ou au moyen d’un site Internet ou d’un service d’assistance.

 

Contrat

 

Ce contrat de licence et de prestation de services pour PROGENDA, conclu entre le Prestataire de services et le Client, y compris les annexes.

 

Prestataire de services

Progenda SRL, ayant son siège social à 1800 Vilvoorde, Luchthavenlaan 25A/3, enregistrée sous le numéro BCE 0553.714.897 ou l’une des sociétés liées à celle-ci agissant à titre de prestataire de services en vertu du Contrat.

 

Spécifications

 

L’ensemble des fonctionnalités et services fournis par le Prestataire de services dans le cadre du présent Contrat. Le détail des Spécifications est défini dans les annexes.

 

Heures de travail

 

Du lundi au vendredi inclus entre 09h00 et 17h30, à l’exception des dimanches et jours fériés légaux en Belgique.

Article 2 – Objet du Contrat

Le Client souhaite utiliser PROGENDA et l’Assistance correspondante. Le Prestataire de services est disposé à fournir au Client le service PROGENDA ainsi que l’Assistance et à lui donner accès à la plateforme PROGENDA aux conditions du Contrat.

Article 3 – Licence

  1. Après paiement du tarif applicable, le Prestataire de services accorde au Client une licence non cessible et non exclusive qui se limite uniquement à l’utilisation de PROGENDA par le nombre d’Utilisateurs comme prévu dans les Spécifications et selon les modalités prévues dans le présent Contrat. En vertu de cette licence, toute utilisation peut se faire uniquement en ligne, seulement pour l’usage interne du Client et en stricte conformité avec l’usage prévu de PROGENDA tel que défini à l’article 6.
  2. Le Client accepte que PROGENDA est continuellement amélioré et adapté par le Prestataire de services. Le Client a uniquement accès à la dernière version de PROGENDA. Chaque nouvelle version ou mise à jour de PROGENDA remplace la version originale ou précédente en tant que version modifiée et est par conséquent soumise à tous les droits et obligations tels que mentionnés dans le Contrat. Durant les mises à jour, PROGENDA peut être temporairement indisponible pour le Client.
  3. Le Client peut à tout moment commander des licences supplémentaires via la page de commande de PROGENDA. Les tarifs applicables à de telles licences supplémentaires sont ceux en vigueur au moment où la commande est passée. Les commandes supplémentaires ne sont contraignantes qu’après confirmation par le Prestataire de services.

Article 4 – Qualité de PROGENDA

  1. Le Prestataire de services déclare que PROGENDA a été développé de manière professionnelle et en conformité avec les législations et réglementation applicables.
  2. Le Prestataire de services détermine librement la stratégie de version et s’assure que le Client dispose toujours de la version de PROGENDA la plus récente, si et pour autant que cela soit possible.
  3. Le Prestataire de services ne garantit pas que PROGENDA est totalement exempt de petits « bugs » et erreurs, mais seulement que ceux-ci ne compromettent pas de façon substantielle l’utilisation de PROGENDA. Le Prestataire de services fournit PROGENDA « tel qu’il est ».
  4. Le Client s’est préalablement assuré des possibilités de Progenda et accepte la responsabilité de la sélection de PROGENDA. La garantie d’adéquation à un usage ou un objectif déterminé est exclu.
  5. Le Prestataire de services s’assure que PROGENDA répond à tout moment aux standards et normes de sécurité prévus dans les Spécifications. Le Prestataire de services est chargé de prendre les mesures légales de sécurisation, de protection et de conservation des données que le Client traite dans PROGENDA. Le Prestataire de services prend toutes les mesures raisonnables pour éviter la perte ou la détérioration de données.
  6. Le Prestataire de services s’engage à collaborer à la surveillance par ou au nom du Client de la conservation, de la sécurisation et de l’utilisation de ces données.
  7. Le Prestataire de services s’assure que PROGENDA et l’Assistance sont fournis par un personnel suffisamment expérimenté, qualifié et formé, qui fera preuve de bonne expertise et dévouement.
  8. Le Prestataire de services vise une Disponibilité d’au moins 99,9% durant chaque mois civil. La Disponibilité exclut les mises hors service pour cause de maintenance ou de mise à jour, ainsi que toute indisponibilité due à une force majeure telle que définie à l’art.15.

Article 5 – Traitement d’un Défaut

  1. Le Prestataire de services prend les mesures nécessaires en cas de Défaut éventuel dans un délai raisonnable.
  2. Dans le cadre de l’article 5, sont exclus, les Défauts causés par une mauvaise utilisation par le Client et/ou le/les Utilisateur(s), ou par l’utilisation par le Client et/ou le/les Utilisateur(s) d’appareils et/ou de programmes qui ne sont pas prévus dans les Spécifications ou ne répondent pas aux Spécifications. Ces Défauts exclus sont uniquement solutionnés à la demande du Client après validation par le Client d’un devis spécifique.
  3. Un Défaut est traité uniquement si et dans la mesure où il est démontrable et reproductible.
  4. Si le temps nécessaire pour solutionner le Défaut est de telle nature que la Disponibilité de PROGENDA en sera affectée, le Prestataire de services prévoira une solution temporaire satisfaisante. Dans ce cadre, le Prestataire de services a le droit d’apporter des déviations au programme, de suspendre certaines fonctionnalités, de suspendre certains modules ou de mettre en place des restrictions permettant d’éviter le problème.

Article 6 – Utilisation de PROGENDA

  1. Le Client fournira une connexion Internet haute vitesse et une connexion sécurisée à l’avance et est responsable du coût d’installation, de consommation et de remplacement de celles-ci.
  2. Le Client respecte (i) tous les règlements et lois internationaux, nationaux, régionaux et locaux applicables et (ii) tous les règlements Internet, politiques et procédures du Prestataire de services.
  3. Le Client s’engage à ne pas utiliser PROGENDA à des fins illégales ou de quelque autre façon répréhensible que ce soit, ni de manière illégale, frauduleuse ou préjudiciable pour PROGENDA, le Prestataire de services ou des tiers.
  4. Le Client ne peut pas traiter de contenu (i) qui, d’une quelconque manière, est illégal, provocant, outrageant, illégitime, menaçant ou préjudiciable ou qui, de toute autre façon, est répréhensible ; (ii) qu’il n’est pas en droit de traiter conformément à toute loi ou contrat ; (iii) qui constitue une violation des droits d’une tierce partie, notamment, mais sans s’y limiter, des Droits de propriété intellectuelle et du secret d’affaires.
  5. Le Client s’engage à ne pas utiliser ou reproduire de moyens, de logiciels ou de routines pouvant nuire au Prestataire de services ou à des tiers, à l’accessibilité, à la sécurisation ou au bon fonctionnement de PROGENDA ou constituant une charge disproportionnée pour la plateforme PROGENDA.
  6. Le Client ne peut donner accès à PROGENDA à des personnes qui ne sont pas des Utilisateurs au sein de son organisation et est responsable du respect de l’article 6 par les Utilisateurs.
  7. Le Prestataire de services ne contrôle pas le Client, ni les Utilisateurs, ni l’utilisation qui est faite de PROGENDA par le Client et les Utilisateurs, ni les données et fichiers qui sont traités par le Client et/ou les Utilisateurs via PROGENDA, ni les informations communiquées par le Client sur son site internet inclus dans PROGENDA. Le Client en est le seul responsable.
  8. Si le Client constate ou soupçonne tout détournement des données de son compte, accès ou utilisation non autorisés, il doit immédiatement changer ses mots de passe et en avertir le Prestataire de services.
  9. En cas de violation ou de présomption de violation de l’article 6 ou afin de protéger la sécurité des données du Client, le Prestataire de services est en droit, moyennant notification préalable au Client, de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires et raisonnables, de bloquer ou de supprimer le contenu et/ou de suspendre les licences accordées au Client.

Article 7 – Responsabilité du Client

  1. Le Client doit apporter au Prestataire de services toute sa collaboration et lui fournir toute l’information requise pour assurer l’exécution des services prévus dans le présent Contrat. Par exemple et de manière non-exhaustive, le Client veillera à adapter ses paramètres pour refléter la réalité.
  2. Le Client devra rapporter, sans délai, au Prestataire de services tout problème porté à sa connaissance et concernant PROGENDA.
  3. Le Client s’engage pendant toute la durée du présent Contrat, à ne pas faire appel à un tiers afin d’assurer la maintenance ou de modifier PROGENDA, sauf via les paramètres de PROGENDA.
  4. Si une intégration de PROGENDA avec le site internet ou l’infrastructure informatique du Client est désirée par le Client, le Client peut faire appel à un tiers ou au Prestataire de services. A cet égard, le Client s’engage à informer le Prestataire de services de ses projets de développements relatifs à une intégration afin de permettre une intégration sans risque et de maintenir le bon fonctionnement de PROGENDA.
  5. Le Client est responsable de la confidentialité de ses comptes PROGENDA, noms d’utilisateurs et mots de passe, de l’accès à son système informatique et des opérations et négligences de toute partie quelle qu’elle soit qui utilise un de ses comptes PROGENDA.
  6. Les éléments d’information ou graphiques fournis par le Client doivent être entièrement originaux et n’enfreindre aucun droit d’auteur, aucune marque de commerce et aucun autre droit, titre ou intérêt de propriété intellectuelle, appartenant à toute tierce personne. Si l’un ou plusieurs des éléments mentionnés ci-avant ont été conçus, en tout ou en partie, par une tierce personne ou si un droit, titre ou intérêt sur ceux-ci appartient à cette dernière, le Client doit obtenir les droits appropriés, lui permettant entre autres d’inclure en tout ou en partie cet élément sur PROGENDA. S’il fait défaut de respecter l’une ou l’autre des obligations mentionnées ci-avant, en tout ou en partie, le Client doit enlever les éléments d’information ou graphiques utilisés illégalement, ou les remplacer par des éléments d’information ou graphiques entièrement originaux ou dans lesquels le Client détient des droits, le tout sans délai et à ses frais. Le Client peut par écrit, mandater le Prestataire de services afin d’enlever les éléments d’information ou graphiques utilisés illégalement, le tout aux frais du Client.
  7. Le Client garantit le Prestataire de services et ses actionnaires, administrateurs, directeurs, collaborateurs, agents, distributeurs, membres du conseil, sociétés mères et filiales contre tous dommages, réclamations, perte, frais, dépenses, obligations, responsabilités et action en justice, y compris, mais sans s’y limiter, les intérêts et amendes, honoraires et frais d’avocat raisonnables et tous montants payés en vue du règlement d’une demande, d’une réclamation ou d’une action en justice découlant de, étant la conséquence de ou ayant un lien avec : (i) le non-respect ou la violation de toute obligation mentionnée dans le Contrat ; et (ii) des réclamations, de quelque nature qu’elles soient, par un tiers pour tout dommage encouru étant la conséquence directe ou indirecte des activités du Client en lien avec son utilisation de PROGENDA.

Article 8 – Responsabilité du Prestataire de services

  1. Le Prestataire de services doit maintenir PROGENDA d’une manière professionnelle, selon les législations et réglementation applicables, et en fonction des Spécifications.
  2. Le Prestataire de services doit résoudre tout problème affectant le fonctionnement de PROGENDA dans les plus brefs délais suivant la prise de connaissance du problème par le Prestataire de services.
  3. Les pages Web de PROGENDA doivent être encodées en HTML ou en tout autre langage généralement reconnu par l’industrie de façon à ce qu’elles puissent être consultées par les internautes au moyen des dernières versions des principaux navigateurs Web commerciaux.
  4. Le Client reconnaît et accepte que le Prestataire de services ne donne aucune garantie, expresse ou implicite, concernant PROGENDA. Les obligations contractuelles du Prestataire de services sont toutes des obligations de moyens.
  5. Le Client comprend que PROGENDA est une application en ligne et que tous ses logiciels et données sont sur les serveurs du Prestataire de services loués auprès d’un fournisseur externe.
  6. Le Prestataire de services ne peut être tenu responsable lorsque qu’un Défaut ou une panne de PROGENDA est dû (i) à des problèmes de réseau ou de communication entre le Client et le Prestataire de services, (ii) à une panne ou un défaut du matériel ou des logiciels qui ne viennent pas du Prestataire de services, (iii) au fait que des changements ou modifications ont été apportés à PROGENDA sans l’autorisation du Prestataire de services, ou (iv) si le Client omet de signaler immédiatement un Défaut au Prestataire de services, avec de la documentation et des informations sur les circonstances du Défaut.
  7. Le Prestataire de services n’est pas responsable non plus de tout lien vers, ou synchronisations, ou intégrations, ou services fournis par des logiciels ou sites Internet de tiers accessibles depuis PROGENDA ou de toute autre connexion ou interaction avec du matériel ou des fonctionnalités de tiers.
  8. Le Prestataire de services est en droit de placer des liens hypertextes sur ses propres pages, sites web et noms de domaines (incluant, de manière non-exhaustive, progenda.be, progenda.eu et geomed.be) et d’y inclure des liens hypertextes menant aux pages web du Client. Le Client peut adapter ses préférences via les paramètres de PROGENDA.
  9. À moins que la loi n’interdise une limitation ou une exclusion de responsabilité, la responsabilité maximale du Prestataire de services pour les dommages découlant ou en rapport avec l’exécution du présent Contrat (qu’elle soit contractuelle ou extracontractuelle) est limitée au montant payé pour PROGENDA au cours des six (6) derniers mois précédant l’événement causant le dommage.
  10. Le Client doit prendre toutes les mesures nécessaires qui peuvent raisonnablement être attendues pour limiter son dommage.

Article 9 – Prix et conditions de paiement

  1. Les prix sont stipulés sur la page de commande de PROGENDA ou dans une offre émanant du Prestataire de services. Toute autre offre, ainsi que les informations, brouillons, présentations, calculs, etc. émanant du Prestataire de services ne peuvent être considérés que comme de l’information et ne peuvent en aucun cas engager le Prestataire de services.
  2. Tous les prix indiqués sont des prix nets hors TVA. Toutes taxes éventuelles, existantes ou futures, de toute nature, relatives aux services commandés sont à charge du Client.
  3. Le prix pour PROGENDA et l’Assistance est facturé chaque mois ou année et par avance (sauf dans le cas d’un abonnement « Variable »). Dans le cas d’un abonnement « Variable », le prix pour PROGENDA et l’Assistance est facturé en fin de mois et en fonction de l’utilisation de PROGENDA.
  4. Le Prestataire de services a le droit d’ajuster ses prix annuellement ou mensuellement, en fonction de la durée du Contrat de l’abonnement pris. Le Prestataire de services en sera informé 1 mois (dans le cas d’un abonnement annuel) ou 15 jours (dans le cas d’un abonnement mensuel) avant le changement de prix. Dans le cas où le Client n’accepte pas le changement de prix pour la prochaine période du Contrat, il a la possibilité de résilier le Contrat via le logiciel ou par lettre recommandée avec accusé de réception et en respectant une période de préavis de 15 jours.
  5. Dans le cas d’achat d’une quantité de SMS (“SMS Pack”) ou d’une quantité de rendez-vous (Crédit rendez-vous), le montant correspondant au nombre de SMS ou rendez-vous achetés est facturé immédiatement au Client. Les SMS Pack et/ou le Crédit rendez-vous sont alors consommés au fur et à mesure de l’utilisation de PROGENDA par le Client et/ou les Utilisateurs.
  6. À compter de la date de prise d’effet du présent Contrat, le Client doit au Prestataire de services une redevance pour PROGENDA, indépendamment du fait qu’il l’utilise effectivement ou non. Les redevances ne seront payées qu’à l’avance. Le Prestataire de services peut offrir au Client le choix parmi plusieurs méthodes de paiement. Dans la mesure où le Prestataire de services offre une méthode de paiement spécifique au Client et ce dernier l’accepte, celui-ci admet que des conditions de tiers puissent être applicables à cette méthode de paiement. Sauf autre accord, le Client paie par carte de crédit ou par l’intermédiaire d’un prélèvement automatique (domiciliation) et fournira au Prestataire de service l’autorisation appropriée.
  7. Pour les paiements via prélèvement automatique (domiciliations) et cartes de crédit par le Prestataire de services, des amendes et pénalités sont comptées par les fournisseurs de paiements électroniques du Prestataire de services dans le cas, par exemple mais pas uniquement, d’un solde insuffisant ou de contestations de paiement non-justifiées. Le Prestataire de services pourra répercuter ces amendes et pénalités et réclamer au Client, de plein droit et sans mise en demeure préalable, le paiement de frais forfaitaires administratifs de quinze (15) EUR par paiement échoué.
  8. En cas de retard de paiement de 30 jours ou plus, le Prestataire de services a le droit de suspendre l’utilisation de PROGENDA sans préavis, jusqu’au paiement complet.

Article 10 – Protection des données à caractère personnel

Les Parties concluent un contrat de sous-traitance distinct en annexe du présent Contrat.

Article 11 – Droits de propriété intellectuelle

  1. Le Prestataire de services garantit qu’il dispose de tous les Droits de propriété intellectuelle nécessaires pour la fourniture de PROGENDA, notamment tous les droits relatifs à l’infrastructure informatique sous-jacente.
  2. Tous les Droits de propriété intellectuelle sur PROGENDA, la plateforme PROGENDA, les noms de domaines, les sous-domaines et le logiciel y compris, ainsi que sur tous dérivés, adaptations, améliorations, mises à jours ou versions fournis par le Prestataire de services ou ses fournisseurs, ainsi que tous les Droits de propriété intellectuelle sur le matériel correspondant, tels que des représentations, logos, dessins, textes, de la documentation, du savoir-faire, les articles d’informations et toutes les adaptations et éventuelles modifications de ceux-ci, appartiennent exclusivement au Prestataire de services. En dehors de la licence donnant un droit d’utilisation de PROGENDA conformément au Contrat, aucun droit sur PROGENDA n’est accordé au Client ou aux Utilisateurs. Tous les droits d’auteur du Prestataire de services relatifs à PROGENDA sont et demeurent la propriété exclusive du Prestataire de services.
  3. Les Droits de propriété intellectuelle résultant de PROGENDA, y compris les droits sur les développements spécifiques apportés par le Prestataire de services dans le cadre de l’application ou la personnalisation de PROGENDA pour le Client, sont la propriété du Prestataire de services. Le Client obtient, pour autant que de besoin, une licence non exclusive et non cessible pour l’utilisation de PROGENDA.
  4. Le Client reste propriétaire des données utilisées dans PROGENDA. Les droits de propriété préexistants sur les données que le Client et les Utilisateurs traitent via PROGENDA restent inchangés.
  5. Il est interdit au Client d’accorder à des tiers des sous-licences ou tous autres droits relatifs à PROGENDA.

Article 12 - Confidentialité

  1. Le Prestataire de services reconnaît que les informations transmises par le Client dans le cadre du présent Contrat, ainsi que les données que le Client et les Utilisateurs utilisent via PROGENDA (« Informations confidentielles ») sont confidentielles et ont une importance considérable. Ne sont pas considérées comme des Informations confidentielles les informations qui (i) sont ou deviennent notoirement connues, sans qu’elles aient été divulguées par le Prestataire de services ; (ii) étaient déjà connues du Prestataire de services avant leur divulgation ; (iii) ont été développées indépendamment par le Prestataire de services.
  2. Le Prestataire de service ne divulgue pas les Informations confidentielles, sauf lorsqu’il y est obligé suite à des exigences légales ou sur décision de justice. Dans ce cas, le Prestataire de services en avertit préalablement le Client, qui lui prête alors assistance.
  3. Le Prestataire de services s’engage à (i) ne pas modifier les Informations confidentielles et à ne pas les utiliser à toute autre fin que celle convenue; (ii) à ne confier PROGENDA et l’Assistance qu’à des personnes dont le Prestataire de services estime raisonnablement qu’elles sont dignes de confiance ; (iii) ne donner accès aux Informations confidentielles qu’à des personnes qui ont spécifiquement été désignées pour l’exécution de PROGENDA et de l’Assistance pour le Client ; (iv) supprimer de la plateforme PROGENDA la totalité des Informations confidentielles de manière permanente, à la demande du Client, ainsi qu’après un délai de 90 jours à compter de l’expiration du Contrat.

Article 13 – Durée et expiration

  1. Le Contrat entre en vigueur à la date de signature du Contrat et est conclu pour une durée d’un (1) mois ou un (1) an en fonction de l’abonnement choisi.
  2. Les licences accordées sont valides à partir de la date à laquelle le Prestataire de services a envoyé les données d’accès au Client, quel que soit le moment où le Client a commencé à utiliser les services, et ce jusqu’à la fin de la période d’abonnement. Le Contrat est ensuite automatiquement renouvelé pour la même durée, mensuelle ou annuelle selon l’abonnement choisi, sous réserve de résiliation par l’une des parties et en respectant une période de préavis d’au moins quinze (15) jours ouvrables avant la fin du Contrat, par lettre recommandée avec accusé de réception adressé au siège social de l’autre partie ou par e-mail au moins quinze (15) jours ouvrables avant la fin de l’abonnement.
  3. Si une partie constate un acte ou une négligence de la part de l’autre partie qui constitue une violation du Contrat, qui pourrait porter préjudice, directement ou indirectement, à un tiers, ou qui serait répréhensible de toute autre façon, cette partie met l’autre partie en demeure, dès que possible et dans tous les cas dans un délai de quinze (15) jours, afin qu’il soit remédié à la violation ou au préjudice causé dans un délai de quinze (15)
  4. Si l’autre partie ne remédie pas à la violation et/ou au préjudice causé dans le délai prévu, la partie qui est à l’origine de la mise en demeure a le droit de résoudre unilatéralement le Contrat immédiatement et sans intervention judiciaire.
  5. Si le Client est mis en demeure et qu’il ne remédie pas en temps voulu à la violation conformément à l’art.13.4., le Prestataire de services est par ailleurs en droit de bloquer ou de supprimer tout contenu et/ou de résilier ou de suspendre les licences accordées au Client, sans aucun remboursement ou aucune autre indemnisation du Client et avec indemnisation complète du Prestataire de services.
  6. Le Prestataire de services est en droit de résoudre à effet immédiat le Contrat par une lettre recommandée, sans intervention judiciaire et sans délai de préavis, si le Client se trouve en état de faillite.

Article 14 – Transfert de données et assistance

  1. Au début et/ou pendant la durée du Contrat, le Client peut demander l’aide du Prestataire de services pour une mission d’Assistance spécifique ou extraordinaire. Par exemple mais pas uniquement, sont considérées extraordinaires les missions de migration de données, d’Assistance en dehors des Heures de travail, des formations multiples et répétées pour les mêmes Utilisateurs.
  2. Toute assistance de la part du Prestataire de services sera facturée au tarif alors en vigueur pour un tel service, à condition qu’un devis pour cette Assistance, établi par le Prestataire de services, ait été validé au préalable par le Client.
  3. À la fin du Contrat et/ou à l’expiration des licences du Client, le Prestataire de services supprime les données du Client après un délai de 90 jours. Pendant cette période, le Client peut transférer ses données vers un autre système. Le Client reconnaît qu’il est exclusivement responsable du transfert opportun et approprié de ses données.
  4. À tout moment pendant la durée du Contrat et dans un délai de trente (30) jours après la fin de celui-ci, le Client peut demander une copie de la version la plus récente de ses données, se trouvant sur la plateforme PROGENDA, dans un format généralement accepté. Cette copie et toute assistance du Prestataire de services demandées par le Client en vue de la continuité d’utilisation de ses données pourront être facturées selon ses tarifs alors en vigueur pour un tel service.
  5. Le Client prévoit en tout temps une sauvegarde à jour et appropriée des données et les gardera dans un endroit sûr.

Article 15 – Force majeure

  1. Aucune des deux parties ne sera en défaut ou ne sera tenue autrement responsable pour tout retard ou manquement dans l’exécution du Contrat si ce retard ou manquement se produit suite à une cause imprévisible ou extraordinaire et échappant raisonnablement à son contrôle comprenant, mais sans s’y limiter, les circonstances suivantes : tremblements de terre, inondations, panne d’électricité, incendies, épidémie, rixes, actes terroristes, manquement ou retard dans les transports ou communications.

Article 16 – Cession et sous-traitance

  1. Le Client n’a pas le droit de céder les droits et obligations découlant du Contrat à un tiers sans l’autorisation préalable du Prestataire de services.
  2. Le Prestataire de services a le droit de céder le présent Contrat à un tiers, sous réserve d’une notification au Client par e-mail.
  3. Le Prestataire de services a le droit de recourir aux services de tiers dans l’exécution du Contrat.

Article 17 – Dispositions générales

  1. Le présent Contrat remplace les contrats conclus précédemment entre les parties et comprend l’ensemble du contrat entre elles. Il s’applique pour chaque usage que le Client fait de PROGENDA. Sauf convention contraire, les conditions du Client et/ou d’un tiers ne sont pas d’application.
  2. Si une ou plusieurs dispositions du Contrat sont déclarées nulles ou irréalisables, les parties remplaceront ces dispositions par une disposition valable et réalisable qui, dans la mesure du possible, atteindra l’objectif économique, réel ou autre de la disposition dite nulle et irréalisable et les autres dispositions du Contrat resteront d’application.
  3. Le simple fait qu’une partie n’insiste pas sur le strict respect d’une quelconque disposition du Contrat, ou ne contraint pas l’autre à respecter cette disposition, ne peut être interprété comme une renonciation ou une renonciation de cette partie à ses droits, à moins que cela ne soit confirmé par écrit.
  4. Les droits et actions correctives accordés aux parties dans le cadre du Contrat sont complémentaires à tous autres droits ou actions correctives accordés par la loi aux parties et ne les limitent aucunement. Tous ces droits et actions correctives sont cumulatifs et peuvent être exercés séparément ou collectivement.
  5. Les obligations qui selon leur nature sont destinées à perdurer même après la fin du Contrat, continuent à exister après expiration de celui-ci ; cela comprend, mais sans s’y limiter, les dispositions relatives à la confidentialité, la responsabilité et les Droits de propriété intellectuelle.
  6. Toutes les communications entre le Prestataire de services et le Client se feront par écrit et en français ou en néerlandais et seront considérées comme étant adressées (i) au Client si elles sont envoyées par e-mail à l’adresse e-mail de contact qui a été enregistrée via la page de commande de PROGENDA et (ii) au Prestataire de services si elles sont envoyées par e-mail à l’adresse help@progenda.be.
  7. Le Prestataire de services essaie toujours d’adapter les fonctionnalités de PROGENDA aux besoins des Clients et/ou du marché concerné. Selon ces nécessités, le Prestataire de services peut modifier le Contrat en tout ou en partie (par exemple modifier les fonctionnalités PROGENDA, intégrer PROGENDA dans d’autres paquets de logiciels, etc.). Si le Client n’accepte pas le changement proposé, le Client peut résilier le Contrat conformément à l’art. 13.2. En l’absence de résiliation, le Client est réputé accepter les modalités modifiées.
  8. Ce Contrat, ainsi que le contrat de sous-traitance (annexe 2) y compris les modifications qui y sont apportées, est légalement conclu et/ou accepté en cliquant sur le bouton d’acceptation dans PROGENDA.

Article 18 – Droit applicable et juridiction compétente

  1. Le Contrat est régi par le droit belge et interprété conformément à celui-ci.
  2. En cas de litige concernant le Contrat, seuls les tribunaux de Gand sont compétents.

ANNEXES

ANNEXE 1 - Spécifications : Fonctionnalités​

  • Module d’agenda en ligne avec fonctionnalités de gestion des rendez-vous et des patients
  • Module d’affichage d’une page internet de « profil » sur Progenda.be (et, si activé dans les paramètres, Geomed.be) contenant les informations concernant le Client et, si applicable, les Utilisateurs : Nom, Prénom, Spécialité médicale, Adresse, horaire de consultation, …
  • Module de prise de rendez-vous via internet
  • Module d’envoi par SMS ou e-mails de confirmations et rappels aux patients
  • Modules de synchronisation (agendas externes et logiciels médicaux)
  • Applications mobiles

ANNEXE 2 - CONTRAT DE SOUS-TRAITANCE

Attendu que :

 

Progenda SRL fournit des services au Client, comme décrit dans le Contrat de Base, que ces services impliquent le Traitement de Données à caractère personnel et que les parties souhaitent établir leurs accords, par le présent Avenant, au sujet du Traitement de Données à caractère personnel dans le cadre des services.

 

Il est convenu ce qui suit :

1. Définitions

1.1 Pour l’application du présent Avenant, les définitions suivantes sont d’application :

– Règlement général sur la protection des données : le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, avec ses amendements et la législation d’exécution européenne ;

– Législation sur la protection des Données : le Règlement général sur la protection des données, d’autres réglementations européennes incorporant des dispositions relatives à la protection des données et à la vie privée, ainsi que les législations nationales applicables en matière de protection des données et de la vie privée dans les Etats membres, avec ses amendements et arrêtés d’exécution, en ce compris les codes de conduite approuvés applicables au secteur ;

– Données à caractère personnel, Traitement, Client, Sous-traitant, Personne Concernée, Consentement : les définitions données dans le Règlement Général sur la Protection des Données ;

– Contrat de Base : la relation contractuelle ou le contrat entre le Client et Progenda SRL.

1.2 Progenda SRL fournit des services au Client sur la base du Contrat de Base et selon les définitions que contient ce dernier.

La qualification suivante s’applique aux activités de Traitement définies à l’Annexe 1 du présent Avenant :

– Le Client détermine la finalité et les moyens du Traitement et est donc le responsable du Traitement ;
– Progenda SRL effectue le Traitement des Données à caractère personnel pour le Client en tant que responsable du Traitement et est donc le sous-traitant.

2. Champ d’application et relation avec le contrat de base

2.1 Le présent Avenant fait partie intégrante du Contrat de Base conclu entre le Client et Progenda SRL. Les dispositions du présent Avenant s’appliquent intégralement à tous les Traitements de Données à caractère personnel effectués par Progenda SRL dans le cadre de l’exécution des activités de Traitement visées à l’Annexe 1.

2.2 Les dispositions du présent Avenant (et de ses Annexes) priment et remplacent les dispositions (éventuellement contraires) sur la protection, le Traitement et la confidentialité des données figurant dans le Contrat de Base et remplacent ces dernières.

3. Traitement conforme à la réglementation et aux instructions écrites du Client

3.1 Lors du Traitement de Données à caractère personnel, les Parties agissent conformément à la Législation sur la protection des Données.

3.2 Progenda SRL traite les Données à caractère personnel exclusivement sur la base des instructions écrites du Client, établies unilatéralement par le Client et telles qu’elles figurent à l’Annexe 1 du présent Avenant. Si les instructions écrites ne sont pas claires, Progenda SRL en informe par écrit le Client, qui les explique lors d’une concertation.

3.3 Sauf dispositions contraires dans le présent Avenant, Progenda SRL ne traitera pas les Données à caractère personnel à des fins personnelles ou à celles de tiers, ni ne transférera les Données à caractère personnel à des tiers, ni ne les transmettra à un pays situé en dehors de l’Union européenne sans avoir reçu d’instructions écrites en ce sens de la part du Client. Un Traitement conforme aux instructions du Client peut également signifier que le Traitement doit être arrêté (immédiatement).

Si des réglementations européennes ou nationales obligent Progenda SRL à un Traitement particulier, Progenda SRL doit informer le Client de cette obligation légale avant le Traitement, à moins que cette réglementation n’interdise une telle notification pour des motifs importants d’intérêt général.

3.4 Le Client donne des instructions à Progenda SRL conformément à la Législation sur la protection des Données et veille à ce que toutes les Données à caractère personnel confiées à Progenda SRL aient été obtenues légalement et puissent être traitées dans le cadre du Contrat de Base.

3.5 Progenda SRL informe immédiatement le Client si, à son avis, une instruction reprise à l’article 3.2 viole la Législation sur la protection des Données.

4. Mesures techniques et organisationnelles appropriées

4.1 Les Parties prennent les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque.

4.2 Pour déterminer les mesures à prendre, il sera tenu compte de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre, ainsi que de la nature, de l’ampleur, du contexte et des finalités du Traitement, ainsi que des risques divergents du point de vue de la probabilité et de la gravité pour les droits et libertés des personnes.

Les mesures comprennent notamment, le cas échéant :
a) La pseudonymisation et le cryptage des Données à caractère personnel ;
b) La capacité de garantir de manière permanente la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résistance des systèmes et des services de Traitement ;
c) La capacité de rétablir la disponibilité et l’accès aux Données à caractère personnel en temps utile lors d’un incident physique ou technique ;
d) Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du Traitement.

4.3 Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, il est notamment tenu compte des risques liés au Traitement, résultant en particulier de la destruction, de la perte, de la modification ou de la divulgation non autorisée ou de l’accès non autorisé à des Données à caractère personnel transmises, stockées ou autrement traitées, que ce soit accidentellement ou illicitement.
Progenda SRL informe le Client de son adhésion à un code de conduite approuvé ou à un programme de certification approuvé, en vigueur dans le secteur des logiciels médicaux.

4.4 Progenda SRL décrit, à l’Annexe 2, les mesures techniques et organisationnelles appropriées qu’il prend. Il déclare, de sa propre initiative, au Client les modifications apportées aux mesures, comme exposé à l’Annexe 2, et ce, dans un délai de quatorze jours à compter des modifications.

5. Traitement par un « Sous-sous-traitant » ou un travailleur salarié

5.1 Progenda SRL garantit que les dispositions du présent Avenant sont respectées par ses représentants, agents, sous-traitants et travailleurs salariés.

Progenda SRL, par extension, garantit que :
– Les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont liées par une obligation légale de confidentialité appropriée ;
– Des mesures ont été prises pour garantir que toute personne physique agissant sous son autorité et ayant accès aux Données à caractère personnel ne les traitera que sur les instructions du Client, à moins que cette personne ne soit tenue à leur Traitement en vertu de réglementations européennes ou nationales.

5.2 Le Client donne, en signant le présent Avenant, l’autorisation générale écrite à Progenda SRL de recruter d’autres Sous-sous-traitants ou de remplacer des Sous-sous-traitants existants et/ou de modifier leurs tâches.

Progenda SRL publie une liste de Sous-sous-traitants qu’il nomme en sa qualité de Sous-traitant sur le portail web de Corilus. Le Client doit indiquer sur cette page Web qu’il souhaite recevoir une notification par courrier électronique lorsque la liste des Sous-sous-traitants est modifiée.

Le Client a la possibilité de s’opposer à ce(s) changement(s).

Le Client ne peut refuser un Sous-sous-traitant que si le Sous-sous-traitant a encouru une amende administrative en vertu du RGPD au cours des 12 derniers mois pour avoir omis de mettre en œuvre les mesures correctives imposées par l’autorité de protection des données.

Si le Client ne s’y oppose pas dans les 14 jours calendaires suivant la réception de la notification par courriel, ou si le Client n’a pas indiqué qu’il souhaite recevoir une notification, le Client est censé accepter le remplacement ou la modification.

À la demande du Client, Progenda SRL fournit les dispositions pertinentes du contrat de sous-sous-traitance, qui ont été convenues avec le Sous-sous-traitant. Cette demande doit être adressée au DPD.

5.3 Si le Sous-sous-traitant ne respecte pas ses obligations en matière de protection des données, Progenda SRL reste entièrement responsable envers le Client du respect des obligations du Sous-sous-traitant.

6. Assistance concernant les obligations relatives à la politique de protection des données du Client

6.1 Compte tenu de la nature du Traitement et des informations dont il dispose, Progenda SRL s’engage à aider le Client à assumer sa responsabilité qui consiste à respecter les obligations suivantes dans le cadre de la protection des données :

– Prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque ;
– Signaler, à l’autorité de contrôle, une infraction liée à des Données à caractère personnel ;
– Communiquer, à la Personne Concernée, une infraction liée à des Données à caractère personnel ;
– Effectuer une évaluation de l’effet sur la protection des données ;
– La consultation préalable de l’autorité de contrôle si l’évaluation de l’effet sur la protection des données révèle que le Traitement poserait un risque élevé si le Client ne prenait aucune mesure pour limiter le risque.

6.2 Conformément à l’article 6.1, Progenda SRL informe immédiatement et de façon circonstanciée le Client d’une infraction (présumée) liée à des Données à caractère personnel, ainsi que de toute fuite de données (également chez le Sous-sous-traitant), dès que Progenda SRL en a pris connaissance. La notification est effectuée de manière à ce que le Client puisse s’acquitter en temps utile de ses obligations légales de Client dans le cadre de la Législation sur la protection des Données.
Progenda SRL est responsable envers le Client conformément à l’article 9.

Pour la notification, Progenda SRL utilise le formulaire de notification qui se trouve dans l’Annexe 3.

Progenda SRL apporte également une assistance pour enquêter, limiter et remédier à une infraction relative à un Traitement de Données à caractère personnel. À cet égard, il aidera également à documenter des mesures comme la protection des données dès la conception et la protection des données par défaut.

6.3 Progenda SRL informe immédiatement le Client de toute plainte, accusation ou demande (aussi si elle émane d’un régulateur) relative au Traitement de Données à caractère personnel par Progenda SRL. Progenda SRL apporte toute la collaboration et le soutien que le Client peut raisonnablement attendre en rapport avec cette plainte, cette accusation ou cette demande, notamment en fournissant des informations complètes sur cette plainte, cette accusation ou cette demande, ainsi qu’une copie des Données à caractère personnel relatives à la Personne Concernée, que détient Progenda SRL.

7. Fournir une assistance dans le cadre des demandes formulées par des Personnes Concernées

7.1 Compte tenu de la nature du Traitement, Progenda SRL assiste le Client en prenant des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’acquitter de l’obligation du Client de répondre aux demandes d’exercice des droits de la Personne Concernée, comme définies dans la Législation sur la protection des Données.

Cela implique, entre autres :
– Que Progenda SRL fournisse toutes les Données à caractère personnel demandées par le Client, dans le délai (raisonnable) demandé par le Client, y compris, dans tous les cas, les détails complets et les copies de la plainte, de la communication ou de la demande et de toutes les Données à caractère personnel en sa possession relatives à une Personne Concernée ;
– Que Progenda SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles permettant au Client de traiter efficacement et en temps voulu les plaintes, communications ou demandes pertinentes.

7.2 Conformément à l’article 7.1, Progenda SRL s’engage à informer immédiatement le Client s’il reçoit l’une des demandes suivantes de la part d’une Personne Concernée (ou d’un tiers agissant pour le compte d’une Personne Concernée) :
– Une demande d’accès aux Données à caractère personnel traitées de la Personne Concernée ;
– Une demande de rectification de Données à caractère personnel incorrectes ;
– Une demande d’effacement de Données à caractère personnel ;
– Une demande de limitation du Traitement de Données à caractère personnel ;
– Une demande d’obtention d’une copie portable des Données à caractère personnel ou de transfert d’une copie à un tiers ;
– Une objection à tout Traitement de Données à caractère personnel ; ou
– Toute autre demande, plainte ou communication relative aux obligations du Client en vertu de la Législation sur la protection des Données.

Progenda SRL ne répond pas lui-même aux requêtes et demandes des Personnes Concernées, sauf accords écrits contraires entre le Client et Progenda SRL.

8. Droit de contrôle par le Client

8.1 Le Client a le droit de contrôler le respect de l’Avenant par Progenda SRL une fois par an.
Progenda SRL fournit au Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans la Législation sur la protection des Données.

Le Client a la possibilité de faire réaliser un audit indépendant chez Progenda SRL par un tiers indépendant désigné par le Client.

Progenda SRL peut soulever des objections raisonnables à l’égard du choix dudit auditeur, à moins que celui-ci ne soit le service d’audit de KPMG, PWC, Deloitte et Accenture.

Cet audit aura lieu aux frais du Client et ne perturbera pas le fonctionnement normal de Progenda SRL. L’auditeur désigné par le Client signera au préalable un accord de confidentialité avec Progenda SRL. L’enquête à mener et le rapport à établir par lui-même porteront uniquement sur le contrôle du respect des mesures techniques et organisationnelles appropriées nécessaires pour assurer le respect des obligations en vertu de la Législation sur la protection des Données et du présent Avenant.

Progenda SRL donnera également accès à l’auditeur désigné aux contrats qu’il a conclus avec tous les Sous-sous-traitants associés au Traitement des Données à Caractère Personnel.

Progenda SRL apporte pleinement son concours à cet audit et, à la demande du Client, fournit la preuve du respect de ses obligations dans le cadre du présent Avenant.

9. Responsabilité

9.1 Les Parties sont chacune responsables de leurs propres actes. La responsabilité régie par le présent article concerne uniquement la responsabilité résultant d’une violation de la Législation sur la protection des Données et au présent Avenant.

9.2 Les dispositions du présent Avenant ne sont pas destinées à limiter ou exclure la responsabilité éventuelle de Progenda SRL : (i) à la suite d’un décès ou d’une lésion corporelle résultant d’une faute dans le chef de Progenda SRL ; (ii) à la suite d’une faute intentionnelle ou d’un dol ; (iii) de toute autre manière si elle ne peut être exclue et/ou limitée conformément à une disposition légale.

Si le Client réclame des dommages-intérêts à Progenda SRL pour non-respect du présent Avenant ou de la Législation sur la protection des Données, la responsabilité totale de Progenda SRL sera limitée au dédommagement des dommages matériels subis par le Client, à concurrence du montant le plus élevé entre les deux possibilités suivantes : soit 10.000 euros par événement et par année civile, soit le total des logiciels et services facturés au cours de l’année civile précédente (la valeur de l’achat de hardware est exclue de ce calcul).

Une série de faits connexes est considérée comme un événement unique aux fins du présent article.

Progenda SRL n’est pas responsable de toutes formes de dommage indirect, tels que mais non limité à la stagnation des affaires, la réduction du goodwill, des économies manquées, un manque à gagner, un dommage de réputation ou toute autre forme de dommages indirects, incidents ou consécutifs, quelle que soit la nature de l’acte.

9.3 Les Parties veillent à une couverture d’assurance adéquate de leur responsabilité.

9.4 Les limitations et exclusions de responsabilité énoncées dans ces articles 9.1 et 9.2 s’appliquent uniquement entre le Client et Progenda SRL, en ce qui concerne la responsabilité éventuelle de Progenda SRL. Cela n’affecte pas (i) le droit d’action en justice sur base de l’article 82.1 RGPD et (ii) la demande en réparation sur base de l’article 82.5 RGPD.

10. Fin du contrat

10.1 Le présent contrat forme un tout avec le Contrat de Base et subit donc le sort du Contrat de Base. Si le Contrat de Base prend fin, les dispositions du présent Avenant restent valables dans la mesure nécessaire au règlement des obligations conformément à la Législation sur la protection des Données.

10.2 Immédiatement lors de la cessation (quelconque) ou de l’expiration du Contrat de Base ou après l’expiration de la période de conservation, Progenda SRL – au choix du Client – restituera les Données à caractère personnel au Client et/ou effacera complètement et irrévocablement les Données à caractère personnel ainsi que les copies existantes. Dans le cas où le Client choisit d’effacer les Données à caractère personnel, Progenda SRL prouvera, sur demande écrite du Client, que l’effacement a bien eu lieu.
Si le Client ne dit rien sur le sort des Données à caractère personnel après la résiliation ou l’expiration du Contrat de Base, Progenda SRL supprimera les Données à caractère personnel au plus tard trois (3) mois après la résiliation ou l’expiration du Contrat de Base. Le Client s’engage à avoir une sauvegarde adéquate des Données à caractère personnel pendant toute la durée du Contrat de Base.

Progenda SRL peut déroger au premier alinéa si le stockage des Données à caractère personnel est obligatoire en vertu de la législation européenne ou nationale.

11. Dispositions finales

Sauf indication contraire dans le présent Avenant, toute notification faite par Progenda SRL peut être valablement faite : (i) par lettre ; (ii) par courriel à une adresse e-mail utilisée par le Client ; (iii) via la plateforme en ligne de Progenda SRL.

La communication électronique entre Progenda SRL et le Client a la même force contraignante qu’une notification par lettre ordinaire.

Vu les délais stricts imposés au Client et à Progenda SRL dans le cadre du RGPD, pour avoir des conséquences juridiques, toute lettre recommandée émanant du Client doit être accompagnée d’une copie par courriel adressée à notificatie@corilus.be.

11.2 Le présent Avenant et toutes les informations fournies par les Parties dans le cadre de la mise en œuvre du présent Avenant sont confidentiels et peuvent, selon le cas, être considérés comme un secret commercial au sens du titre 8/1, livre XI CDE.

11.3 Le présent Avenant est divisible. Si une ou plusieurs dispositions, qui ne concernent pas l’essence du présent Avenant, sont déclarées totalement ou partiellement invalides, nulles ou inapplicables, cela n’aura aucune incidence sur la validité et le caractère exécutoire des autres dispositions. Dans ce cas, l’Avenant continuera d’exister entre Progenda SRL et le Client. La disposition déclarée invalide, nulle ou inapplicable sera alors considérée comme non écrite. Progenda SRL et le Client entameront des négociations et remplaceront la disposition en cause par une disposition valable qui se rapproche autant que possible de la disposition d’origine.

11.4 Si Progenda SRL assiste le Client, conformément aux articles 6.1 et 7.1, il peut demander une rémunération raisonnable au Client.

11.5 Progenda SRL a le droit d’apporter des modifications aux annexes 1, 2 et/ou 3 du présent Avenant, moyennant notification préalable adressée au Client.

L’annexe ainsi modifiée prend effet le premier jour du mois suivant cette notification, sans que cette période puisse être inférieure à quinze (15) jours.

Si le Client ne s’oppose pas à l’entrée en vigueur dans les quinze (15) jours calendaires suivant cette notification, la modification sera réputée acceptée.

Le fait que le Client continue de faire appel à Progenda SRL vaut acceptation par le Client de l’annexe ainsi modifiée.

11.6 Le présent Avenant est régi et interprété conformément au droit belge. Tous les litiges résultant du présent Avenant relèvent de la compétence exclusive des cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Gand.

Annexes au contrat de sous-traitance

  • Annexe 1 : ordre et instructions de Traitement établis par le Client
  • Annexe 2 : protection des informations
  • Annexe 3 : formulaire type pour le signalement de fuites de Données à caractère personnel

ANNEXE 1 – ORDRE ET INSTRUCTIONS DE TRAITEMENT ÉTABLIS PAR LE CLIENT

Note d’accompagnement

La présente Annexe décrit les Traitements spécifiques effectués par Progenda SRL selon les instructions données par le Client au moment de la conclusion du Contrat de Base ou de la signature de l’Avenant.

Les modifications et/ou ajouts concernant la présente Annexe 1 interviennent chaque fois dans un document distinct joint à la présente Annexe 1 (comme Annexe 1 à l’Annexe 1 ; Annexe 2 à l’Annexe 1, etc.), datée et dont ressort l’instruction et/ou le consentement explicite et écrit(e) du Client.

I. La finalité du Traitement des Données à caractère personnel

Le Traitement des Données à caractère personnel par Progenda SRL intervient dans le cadre de la mise en œuvre du présent Avenant, en ce qui concerne la fourniture de logiciels, de matériels informatiques et de services.

Description des services fournis en vertu de l’Avenant, ainsi que de la nature et de la finalité du Traitement de Données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture de logiciels, de matériels informatiques et des services d’entretien et d’intervention y relatifs. Plus spécifiquement : la concession de licences de logiciels, l’hébergement de logiciels et de données, l’installation des logiciels et matériels informatiques, ainsi que la fourniture d’une assistance pour ces logiciels et matériels informatiques.

II. Les catégories de Données à caractère personnel que le Client peut faire traiter par Progenda SRL :

  • Données d’identification ;
  • Particularités financières ;
  • Caractéristiques personnelles ;
  • Données physiques ;
  • Habitudes de vie ;
  • Données psychologiques ;
  • Composition du ménage ;
  • Activités de loisir et centres d’intérêt ;
  • Habitudes de consommation ;
  • Caractéristiques du logement ;
  • Données de santé ;
  • Éducation et formation ;
  • Profession et emploi ;
  • Numéro de registre national/numéro d’identification à la sécurité sociale ;
  • Données raciales ou ethniques ;
  • Données sur la vie sexuelle ;
  • Enregistrements d’images ;
  • Enregistrements sonores ;
  • Données génétiques ;
  • Informations de localisation.

III. Les catégories de Personnes Concernées dont les Données à caractère personnel sont traitées :

  • Patients et anciens patients du Client
  • Personnes mentionnées par les patients et pertinentes pour le suivi du patient par le Client
  • Collaborateurs du Client (membres de son personnel, membres du personnel de ses sociétés affiliées, collaborateurs indépendants)
  • Autres prestataires de soins et leurs collaborateurs en relation avec le Client ou les (anciens) patients
  • Autre (à préciser) : ………………………………………………………………………………………………………………………………… ( catégories).

IV. Le Traitement des Données à caractère personnel :

Le Client donne, par les présentes, les instructions suivantes pour le Traitement des Données à caractère personnel (sans préjudice des instructions résultant directement des dispositions du Contrat de Base ou du présent Avenant ou qui sont raisonnablement requises pour que Progenda SRL s’acquitte correctement de ses obligations) :

  • Consulter les Données à caractère personnel

Il s’agit des services de Progenda SRL qui permettent aux collaborateurs ou aux Sous-entrepreneurs de Progenda SRL de consulter les Données à caractère personnel du Client, y compris, notamment, les Services de service desk, les Services de (remote) monitoring, les Services de system management, la gestion technique des applications, les Services de vulnerability scanning, les Services de governance reporting et les Services de software asset management.

  • Stockage des Données à caractère personnel

Il s’agit de services de Progenda SRL pour le stockage des Données à caractère personnel du Client dans un système de stockage fourni par Progenda SRL, tels que les Services cloud storage, les Services cloud backup, les Services file, les Services directory, le managed file transfer, le mail & calendaring and logfile processing.

  • Transmission de Données à caractère personnel

Il s’agit de services de Progenda SRL par lesquels les Données à caractère personnel du Client sont envoyées depuis des applications, vers des applications ou entre des applications sur une plateforme gérée par Progenda SRL, telles que mais non limité aux Services LAN, les Services Wide Area Network, les services d’interconnectivité de data centers, le Loadbalancing, les SAN switch interconnects et les Services fournis via le Voice over Internet Protocol (VoIP).

  • Mettre à jour ou modifier des Données à caractère personnel

Il s’agit de services de Progenda SRL qui permettent d’adapter des Données à caractère personnel du Client de façon manuelle ou automatique, comme pour un flux de travail automatisé pris en charge par un système de planification de travail.

  • Tests de logiciels

Il s’agit de services de Progenda SRL qui utilisent des banques de données du Client, contenant des Données à caractère personnel (Données à caractère personnel non anonymisées), en dehors de l’environnement de production (en test, acceptation, etc.) dans le cadre du processus de test de l’application logicielle du Client.

V. Durée estimée du Traitement

La durée totale du Contrat de Base prolongée de trois mois.

VI. Transfert de Données à caractère personnel en dehors de l’EEE par Progenda SRL

Le Client marque son accord explicite pour le transfert de données en Tunisie à la société CORILUS TN, Rue du Lac Ghar el Melh, Les Berges du Lac, 1053 Tunis. CORILUS TN est une société sœur de Progenda SRL à 100% à laquelle Progenda SRL fait appel pour des services de support, d’helpdesk, la conversion de données, le développement de logiciels et éventuellement d’autres activités.

CORILUS TN donne les garanties appropriées en ce qui concerne le Traitement des données en Tunisie en conformité avec l’article 46 RGPD.

VII. Les délais de conservation des (différentes catégories de) Données à caractère personnel :

Progenda SRL conserve les Données à caractère personnel traitées avec un niveau de protection adéquat pendant la période nécessaire à l’exécution des instructions écrites du Client et, pour ce qui concerne les catégories de Données à Caractère Personnel ci-dessous, pendant la période spécifiée ci-dessous.

  • Pour l’hébergement de données pendant toute la durée du Contrat de Base et jusqu’à 3 mois après la cessation du contrat.
  • Pour les Interventions et l’assistance pendant le temps nécessaire à l’intervention et à l’assistance. Les données sont effacées de tous les systèmes au plus tard 1 semaine après la fin de l’intervention et de l’assistance.
  • Pour effectuer des tests, pour une période mutuellement définie dans un contrat écrit distinct (courriel, lettre ou plateforme en ligne de Progenda SRL). À défaut de délai fixé, les Données à caractère personnel sont supprimées de tous les systèmes au plus tard 1 semaine après la fin des tests.

VIII. Les coordonnées du délégué à la protection des données (DPD)

Pour le Client

Les coordonnées du DPD du Client sont communiquées spécifiquement à Progenda SRL et conservées dans le système de gestion clients de Progenda SRL. Le Client informe Progenda SRL de tout changement de DPD ou des coordonnées de ce dernier. Si Progenda SRL ne dispose pas de ces informations spécifiques, il considérera le signataire du Contrat de Base comme personne de contact.

Pour Progenda SRL       

Les coordonnées de notre DPD sont accessibles via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées, à tout moment, au numéro de téléphone général de Progenda SRL.

ANNEXE 2 – LA PROTECTION DES INFORMATIONS

Nom de l’organisation

Dénomination : Progenda SRL

Adresse : 1800 Vilvoorde, Luchthavenlaan 25A/3

Numéro d’entreprise (BCE) : 0553.714.897

Prénom, nom et adresse courriel du responsable de la sécurité des informations

Les coordonnées du responsable de la sécurité des informations (appelé en interne « CISO ») sont accessibles via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées, à tout moment, au numéro de téléphone général de Progenda SRL.

Prénom, nom et adresse courriel de la personne de contact pour la sécurité des informations

 

Les coordonnées de la personne de contact pour la sécurité des informations (appelé en interne « CISO adjoint ») sont accessibles via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées, à tout moment, au numéro de téléphone général de Progenda SRL.

Prénom, nom et adresse courriel du responsable de la protection des données

Les coordonnées de notre DPD sont accessibles via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées, à tout moment, au numéro de téléphone général de Progenda SRL.

Prénom, nom et adresse courriel de la personne de contact locale pour la protection des données

Les coordonnées de la personne de contact locale pour la protection des données (appelée en interne « DPD adjoint ») sont accessibles via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées, à tout moment, au numéro de téléphone général de Progenda SRL.

Progenda SRL offre au Client un tableau avec les mesures individuelles que Progenda SRL prend pour faire suite aux questions du Client. Comme cette liste est en constante évolution, Progenda SRL tient la liste à jour sur www.corilus.be/dataprotection. Ainsi, vous disposez toujours de l’état le plus récent des choses.

 

ANNEXE 3 – FORMULAIRE TYPE POUR LE SIGNALEMENT DE FUITES DE DONNÉES